1. Triedenie e-mailov a zákazníckych požiadaviek. Firma, ktorej denne prichádzajú podobné otázky, môže využiť AI na rozdelenie správ podľa témy, naliehavosti alebo zodpovednej osoby. Systém môže pripraviť aj návrh odpovede z dostupných firemných informácií. Zamestnanec by mal pred odoslaním skontrolovať najmä ceny, termíny a individuálne sľuby zákazníkovi. Výskum zverejnený prostredníctvom NBER pri zavedení AI asistenta v zákazníckej podpore zaznamenal rast počtu vyriešených požiadaviek za hodinu, výsledok však nemožno automaticky preniesť na každú firmu.
2. Údaje z faktúr a dokladov. Nástroj dokáže z prijatej faktúry navrhnúť dodávateľa, číslo dokladu, dátum či sumu a pripraviť údaje na kontrolu účtovníkovi. Microsoft opisuje takéto riešenie pri spoločnosti Concentrix. Pre malú firmu nemusí mať rovnaký rozsah: užitočné môže byť aj obyčajné vytvorenie prehľadu dokladov. Číslo účtu, sumu a schválenie platby je vhodné ponechať pod ľudskou kontrolou.
3. Zápisy zo stretnutí a rozdelenie úloh. So súhlasom účastníkov môže systém spracovať prepis porady a navrhnúť stručný zápis: čo sa dohodlo, kto má úlohu a aký je termín. Zodpovedná osoba by mala preveriť, či AI nezamenila návrh za rozhodnutie alebo nepripísala úlohu nesprávnemu človeku. Pri citlivých stretnutiach treba najprv preveriť, kam sa nahrávka a prepis ukladajú.
4. Vyhľadávanie vo firemných dokumentoch. Zamestnanec sa môže asistenta opýtať na postup reklamácie alebo interný pracovný návod. Užitočné riešenie by malo uviesť, z ktorého dokumentu odpoveď čerpá, a zohľadniť prístupové práva. Ak je podklad zastaraný alebo neexistuje, odpoveď môže byť nesprávna. Najprv preto treba upratať dokumenty a určiť, kto ich aktualizuje.
5. Príprava ponúk a opakovaných dokumentov. AI môže z podkladov pripraviť prvý návrh ponuky, súhrnu zákazky alebo sprievodného e-mailu. Pri elektroinštalačnej firme by napríklad z poznámok mohla zostaviť opis požadovaných prác. Výmeru, cenu materiálu, technické riešenie a termíny musí preveriť človek – model nemá sám dopĺňať údaje, ktoré nedostal.
Pred zavedením sa oplatí vybrať jeden proces a porovnať stav pred skúškou a po nej: čas na jednu úlohu, počet chýb, čas kontroly a cenu nástroja. Napríklad pri 100 dokumentoch mesačne a úspore troch minút na každom vznikne modelová úspora päť hodín, od ktorej ešte treba odpočítať čas opráv a náklady služby. Citlivé údaje nevkladajte do nástroja, kým nemáte overené jeho podmienky spracúvania a prístupové práva.